AKV-Analyse und RACI

Leistungsversprechen

Wir optimieren Ihre Prozesse

AKV-Analyse
Mit der AKV-Analyse helfen wir Ihnen, eine personenbezogene Festlegung von Verantwortlichkeiten zu definieren

Aufgaben
Kompetenzen
Verantwortlichkeiten

Maßgeblich ist das Bedürfnis nach Aufteilung von Zuständigkeiten. Die AKV-Analyse kann also in allen Organisationszusammenhängen angewandt werden.

RACI
Mit dieser Technik definieren wir Rollen- und Prozessverantwortlichkeiten.

Responsible
Accountable
Consulted
Informed

Organisationen nutzen die Kategorisierung nach RACI um festzulegen, welche Rolle für welche Aktivitäten verantwortlich ist, und welche Rollen zu beteiligen sind. Dies führt zu einer klaren Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.

… so gehen wir methodisch vor

Einsatzbereich und methodisches Vorgehen – AKV-Analyse und RACI

Die nachfolgend aufgeführten methodischen Themen beschreiben unsere erfolgreiche Vorgehensweise mit garantiertem Umsetzungsergebnis, sowohl für die AKV-Analyse (Fokus auf Personen und deren Verantwortung) als auch für die RACI-Methode (Fokus auf Prozesse):

Anlass für Prozess Update
Im Auftragsklärungsgespräch verschaffen sich Auftraggeber und -nehmer einen treffsicheren Überblick über die beabsichtigte Zielerreichung und verbesserungswürdigen Zustände

Prozessbezeichnung
Damit die beabsichtigte Neuordnung der Prozesse im Betrieb verstanden und motiviert unterstützt wird, muss eine ausdrucksstarke Prozessbezeichnung definiert werden

Hauptprozesse
Natürlich wird zunächst eindeutig beschrieben, um welche Art von unter- oder übergeordneten Prozessen es geht. Bei Updates von Teilprozessen wird eindeutig beschrieben, welche Ziele des Hauptprozesses prioritär unterstützt werden müssen

Teilprozesse
Ziele der Teilprozesse werden dokumentiert und anhand von Zielerreichungskriterien wird sichergestellt, dass sowohl die Prioritäten der Hauptprozesse erreicht werden als auch die Teilprozesse ergebnisorientiert aufgelistet umgesetzt werden

Rollenbeschreibungen ableiten
Aus der Definition der Prozessschritte ergibt sich automatisch die Frage nach den Rolleninhabern und nach deren Veranwortungsbereichen innerhalb der einzelnen Prozessschritte

Verantwortlichkeiten konsequent festlegen
Hier werden die Verantwortungen der Rolleninhaber definiert

Begriffsbestimmung der Verantwortlichkeiten

Die Begriffe des RACI-Konzepts werden hinsichtlich der Verantwortlichkeiten der Rolleninhaber wie folgt interpretiert:

Responsible – verantwortlich (Durchführungsverantwortung), zuständig für die eigentliche Durchführung einer Aktivität. Der Verantwortliche gibt die Initiative für die Durchführung. Er kann die Aktivität auch selbst durchführen.

Accountable – rechenschaftspflichtig (Kosten- bzw. Gesamtverantwortung), verantwortlich im Sinne der Genehmigung einer Aktivität. Oftmals ist es die Person, die im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne die Verantwortung trägt.

Consulted – konsultiert. Damit wird eine Person gekennzeichnet, die vielleicht nicht direkt an der Umsetzung beteiligt ist, aber relevante Informationen für die Umsetzung hat und deshalb befragt werden sollte.

Informed – zu informieren (Informationsrecht). Dies kennzeichnet eine Person, die Informationen über den Verlauf bzw. das Ergebnis der Tätigkeit erhält oder die Berechtigung besitzt, Auskunft zu erhalten.

Pro Aktivität soll in der Regel nur eine Person oder Rolle accountable und responsible sein. Dagegen können mehrere Personen bei einer Aktivität consulted oder informed sein. Ebenso kann es vorkommen, dass eine Person für eine Aktivität gleichzeitig accountable und responsible ist.

Prozessdokumentation und Einbettung in die Zielerreichungskriterien

Dokumentation in Matrixform
Die gewonnenen Erkenntnisse werden idealerweise in Matrixform dokumentiert – bei komplexen Verfahren ergänzt um Flussdiagramme, welche die sequenzielle Anordnung der einzelnen Prozessschritte und Abhängigkeiten aufzeigen.

Vorstellung und Anwendung
Dann erfolgt die Vorstellung der RACI-Matrix an die Verantwortlichen. Nachdem diese ihre Änderungsvorschläge eingebracht haben, werden diese abschließend mit allen Beteiligten einer organisatorischen Einheit diskutiert. Nun erfolgt die Bekanntmachung der RACI-Matrix, damit alle Prozessbeteiligten wissen, wer welche Verantwortlichkeiten im neu definierten Prozess innehat.

Einbettung in Zielerreichungskriterien
Denkbar ist die Einbindung der Verantwortlichkeiten in die Zielvereinbarungskriterien der jeweiligen Mitarbeiter. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern auch die Möglichkeit zur Personalentwicklung.

Was ist der Nutzen des ganzen Vorhabens?

Vermeidung von Ineffizienzen und Redundanzen durch Schaffung von Klarheit und Transparenz
Optimierung von Prozessen
Vermeidung von Kompetenzüberschreitungen und Stärkung der Internal Controls
Entstehung von wiederholbaren und verlässlichen Prozessabläufen ohne Eintritt von ungewünschten Überraschungen

Themenschwerpunkte

Anwendungsfelder von AKV-Analyse und RACI

Arbeitsplatzbeschreibungen

Anwendung der AKV-Analyse in der Arbeitsplatzbeschreibung

Am häufigsten wird die AKV-Analyse vermutlich bei der Beschreibung von Arbeitsplätzen angewandt. Denkbar ist dies sowohl zur Schaffung von Transparenz bei existierenden Positionen, insbesondere aber bei der Ausgestaltung von neu zu schaffenden Arbeitsplätzen.

In Konzernen wird oftmals eine AKV-Analyse bei der Schaffung neuer Tätigkeitsbereiche verlangt, da sie eine grundlegenden Auseinandersetzung mit dem Rollenverständnis der neuen Aufgabe verlangt.

Prozessbeschreibungen

Keine Prozessbeschreibung ohne RACI!

In modernen Organisationen gibt es keine Prozessbeschreibung ohne RACI-Dokumentation. Ergänzt um einen verbalen Teil der Prozessbeschreibung vermittelt die RACI-Matrix – oftmals zusammen mit Flußdiagrammen – einen hervorragenden Überblick über den Prozessablauf, die inhärenten Verantwortlichkeiten und die existierenden Schnittstellen zu anderen Bereichen und Abteilungen.

Integration von Geschäftseinheiten

AKV und RACI als Tools der Post Merger Integration

Die Post Merger Integration ist die Phase der Zusammenführung nach einer rechtlichen Zusammenlegung von Unternehmen, bei der Prozesse und Strukturen vereinheitlicht und Geschäftsbereiche auch organisatorisch zusammengelegt werden.

Zum einen geht es hierbei um die erfolgreiche Einbindung der unterschiedlichen Unternehmenskulturen.

Richtet man das Augenmerk aber mehr auf die Prozesse und Strukturen, so leisten bei Methoden hervorragende Dienste. Sie sind oftmals der Grundstein für ein erfolgreiches Zusammenschmelzen unterschiedlicher Geschäftseinheiten.

Definition Schnittstellen

Fast schon ein Nebenprodukt aus der Anwendung der RACI-Methode im Rahmen von Prozessbeschreibungen ist die Offenlegung von Schnittstellen. Durch eine separate Dokumentation und Diskussion der Schnittstellen, inklusive der Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Schnittstellen-Partner, rundet man das gesamte Thema ab.

Silodenken vs. agiles Arbeiten

Die Überwindung des Silodenkens ist ein Ziel, das uns von unseren Mandanten immer wieder genannt werden.

Ein erster Schritt weg vom Silodenken, in dem externen Beziehungen zu wenig Beachtung geschenkt und das oftmals mit Kommunikationsproblemen einhergeht, kann eine erfolgreiche RACI-Analyse sein. Man gewinnt dadurch eine Übersichtsplanung, die man dem reinen Micro-Management entgegensetzen kann. Folge der Anwendungen von AKV-Analyse und RACI sind dann oftmals weniger Dogmatik und mehr Pragmatismus sowie eine Stärkung der Selbstorganisation und Eigenverantwortung in interdisziplinären Teams. Ähnlich wie mittels der Projektmanagementmethode Scrum bietet sich durch die Nutzung von AKV-Analyse und RACI die Schaffung einer Arbeitsumgebung, die durch einfache Regeln sowie die Konzentration auf qualitativ hochwertige Arbeit gekennzeichnet ist.

Dieses Ergebnis garantieren wir!

1. Wir unterstützen Sie bei der Zielerreichung und damit bei der gesamten Steuerung der Organisation

2. Wir erleichtern die interdisziplinäre Zusammenarbeit durch trennscharfe Abgrenzung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen

3. Wir verhindern Redundanzen, Doppelarbeit sowie Kompetenzüberschreitungen und mindern den hierdurch generierten Abstimmungsbedarf

4. Wir schaffen mit Ihnen zusammen die Grundlage für künftige Optimierungen der Aufbau- und der Ablauforganisation

5. Wir unterstützen die Deregulierung durch Strukturierung und Festlegung der notwendigen Verantwortlichkeiten und Zuordnung notwendiger Regelungen entlang der jeweiligen Prozessschritte

6. Mittels Ihrer Prozessdokumentation unterstützen wir das Wissensmanagement und die Schaffung von Best Practices

7. Wir erleichtern die Identifizierung und im Folgeschritt Eliminierung von Risiken im Prozessablauf

8. Wir schaffen die Basis für ein wirksames Qualitätsmanagement

9. Wir liefern damit Erkenntnisse für die Revisionsabteilung

10. Wir schaffen die Grundlage für eine prozessbezogene IT-Unterstützung

11. Wir ermöglichen so den Einstieg ins agile Arbeiten durch Überwindung des Silodenkens

Angebot

Kostenfreier Vorgehensentwurf: Wenn Sie perspektivisch eine AKV-/RACI-Analyse planen – sich aber zunächst erst einmal einen Vorgehensentwurf wünschen – dann klicken Sie bitte hier! und tragen in die sich öffnende Mail gern ein paar Stichpunkte zu unserer Orientierung ein!

Wir antworten mit einem umfassenden Vorgehensvorschlag für eine evtl. später geplante Prozessanalyse.

Referenzen

Beispielhafte Kundenreferenz:

„myConsult unterstützte uns bei der Intergration eines neu übernommenen Geschäftsbereichs durch eine erstklassige Prozess- und Aufgabendokumentation. Hierbei kamen sowohl die AKV-Analyse als auch die RACI-Methode zum Einsatz und wurden wertschöpfend angewendet.

Zunächst haben die Berater Interviews durchgeführt und die Ergebnisse anschließend dokumentiert. Die Ergebnisse und die damit verbundene Rollenklarheit hat uns die erfolgreiche Integration des Unternehmensbereichs stark erleichtert.

Weil wir so gute Erfahrungen mit dem begonnenen Prozess gemacht haben, haben wir nun eigenständig für alle Mitarbeiter Rollenbeschreibungen nach der AKV-Methode erstellt, die uns auch im Rahmen der jährlichen Mitarbeiterentwicklungsgespräche hilft, die Personalentwicklung zu fördern und zu dokumentieren.

Wir sind von der Arbeit von myConsult absolut überzeugt und können diese Unternehmensberatung nur weiterempfehlen.“

Wenn Sie einen ähnlichen Prozess vorhaben und sich mit der referenzgebenden Firma austauschen möchten, bemühen wir uns um einen Kontakt. Sprechen Sie uns an!

Sehen Sie unsere Referenzen auf Xing ProCoach und Google.

Bitte fordern Sie gerne bei Interesse weitere Referenzen an!
Wir suchen dann die passenden für Sie aus und vermitteln ein Telefongespräch.

Kontakt

Wir sind Spezialisten für Veränderung und Entwicklung

Wir bieten Ihnen unsere Leistungen auch gerne direkt bei Ihnen vor Ort an, deutschlandweit.
Sie müssen nicht zu einem „Seminar fahren“ und dadurch wertvolle Zeit verlieren.
Das würde auch gar nicht zu unserer Philosophie passen.
Kontaktieren Sie uns absolut unverbindlich und nennen Sie uns Ihre Wünsche.
Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.